Biura rachunkowe
Mniej przepisywania.
Więcej czasu na istotne sprawy.
Pomagamy biurom rachunkowym zautomatyzować odczyt dokumentów, kontrolę danych i pilnowanie terminów. Dane z faktur, które dziś ktoś przepisuje ręcznie, wyciąga system. Zespół zajmuje się tym, co wymaga wiedzy: oceną dokumentów, rozliczeniami i rozmową z klientem.
Obieg dokumentów
- Odczyt faktur
- Rozpoznanie kontrahenta
- Kontrola kompletności
- Wstępny opis do księgowania
- Przeliczanie kursów walutowych
- Rozliczanie różnic kursowych
- Parowanie płatności na wyciągach
- Ciągłe nadzorowanie płatności
Technologia wspiera księgowych — nie zastępuje ich.
Zanim zacznie się księgowanie, ktoś musi przepisać dokumenty.
Faktury przychodzą jako PDF-y, zdjęcia z telefonu i załączniki w mailach. Ktoś przepisuje je do programu księgowego, upomina się o brakujące dokumenty i pilnuje terminów podatkowych i sprawozdawczych.
Osobno to drobne czynności. Przy wielu klientach zabierają czas, który biuro mogłoby poświęcić na istotne sprawy, a klienci i tak dopytują, na jakim etapie są ich dokumenty.
- Dokumenty w różnych formachPDF-y, zdjęcia, maile
- Ręczne przepisywaniedanych do programu księgowego
- Braki w dokumentachi przypominanie klientom
- Powtarzające się pytaniao status i terminy
Dokumenty gotowe do zatwierdzenia przez księgowego.
System czyta dokumenty: faktury, wyciągi i korespondencję. Wyciąga z nich dane, sprawdza kompletność i przygotowuje wstępny opis do księgowania, który księgowy zatwierdza lub poprawia.
Zatwierdzone dane mogą trafiać do programu, z którego biuro już korzysta, o ile pozwalają na to możliwości tego programu. System pilnuje też terminów i przypomina klientom o brakujących dokumentach, więc księgowy zajmuje się tym, co wymaga jego oceny.
Efekty w codziennej pracy biura.
Szybsze przygotowanie dokumentów
Odczyt, sprawdzenie kompletności i wstępny opis przejmuje system, a księgowy dostaje materiał do zatwierdzenia.
Mniej błędów przy przepisywaniu
Mniej ręcznego wpisywania kwot, numerów i danych kontrahentów to mniej pomyłek, które trzeba potem wyłapywać i poprawiać.
Obsługa większej liczby klientów
Więcej klientów nie musi oznaczać proporcjonalnie więcej ręcznej pracy przy dokumentach.
Więcej czasu na istotne sprawy
Księgowi poświęcają uwagę ocenie dokumentów, rozliczeniom i rozmowom z klientami, a nie przepisywaniu.
Faktury z zagranicy i VIES
Faktura od zagranicznego kontrahenta to więcej pracy niż krajowa: obcy język, inna waluta, numer VAT-UE do sprawdzenia i pytanie, jak taką transakcję opisać w księgach.
System odczytuje fakturę także w obcym języku, rozpoznaje walutę i kraj kontrahenta, sprawdza jego numer VAT-UE w systemie VIES i przygotowuje wstępny opis do zatwierdzenia przez księgowego.
Gdy numeru brakuje albo VIES go nie potwierdza, system zgłasza to księgowemu do decyzji.
PorozmawiajmyNajpierw obieg dokumentów. Potem technologia.
Zamiast wdrażać gotowe narzędzie, najpierw sprawdzamy, jak dokumenty docierają do Twojego biura, gdzie są przepisywane i które braki wracają najczęściej. Technologię wybieramy dopiero na tej podstawie.
-
Rozmowa
Poznajemy obieg dokumentów w biurze: skąd przychodzą, w jakiej formie, kto je przepisuje i w jakim programie księgowym.
-
Analiza
Wskazujemy, co można zautomatyzować, i przygotowujemy propozycję.
-
Wdrożenie
Budujemy rozwiązanie dopasowane do Twoich klientów i rodzajów dokumentów. Dane mogą trafiać do programu, z którego już korzystasz, o ile pozwalają na to jego możliwości.
-
Efekty
Powtarzalne czynności przejmuje system. Zatwierdzanie i ocena dokumentów zostają po stronie księgowych.
Najczęstsze pytania.
Rozwiązanie dopasowujemy do sposobu pracy, który już działa w Twoim biurze. Szczegóły techniczne ustalamy po rozmowie i analizie dokumentów.
Czy trzeba wymieniać program księgowy?
Nie. Celem jest przekazywanie danych do programu, z którego biuro już korzysta. Sposób przekazania ustalamy po analizie, bo zależy od możliwości tego programu.
Czy można zacząć od jednego procesu?
Tak. Możemy zacząć na przykład od faktur kosztowych albo wyciągów bankowych, a kolejne obszary dodawać, gdy pierwszy proces już działa.
Czy księgowy nadal zatwierdza dokumenty?
Tak. System przygotowuje wstępny opis i pokazuje dane do sprawdzenia. Zatwierdzenie i ocena dokumentu zostają po stronie księgowego.
Co z poufnością danych klientów biura?
Dokumenty księgowe to dane Twoich klientów, więc temat poufności poruszamy na samym początku. Zanim cokolwiek uruchomimy, ustalamy z Tobą, gdzie dokumenty są przechowywane, kto ma do nich dostęp i jak system je przetwarza.
Ile czasu może odzyskać Twoje biuro?
Opisz, jak dziś wygląda obieg dokumentów w Twoim biurze. Przejdziemy przez niego razem i wskażemy, co można zautomatyzować oraz jak może wyglądać docelowe rozwiązanie.
Nie projektujemy dla efektu. Projektujemy dla wyniku.