Бухгалтерские бюро
Меньше ручного ввода.
Больше времени на важные дела.
Мы помогаем бухгалтерским бюро автоматизировать чтение документов, проверку данных и контроль сроков. Данные из счетов, которые сегодня кто-то вводит вручную, извлекает система. Команда занимается тем, что требует знаний: оценкой документов, учётом, налоговой отчётностью и разговорами с клиентами.
Документооборот
- Чтение счетов
- Определение контрагента
- Проверка комплектности
- Предварительное описание для учёта
- Пересчёт по валютным курсам
- Расчёт курсовых разниц
- Сопоставление платежей по банковским выпискам
- Постоянный контроль платежей
Технология поддерживает бухгалтеров — не заменяет их.
Прежде чем начнётся учёт, кто-то должен вручную ввести данные из документов.
Счета приходят в виде PDF-файлов, фотографий с телефона и вложений в письмах. Кто-то вводит их в бухгалтерскую программу, напоминает о недостающих документах и следит за налоговыми сроками и сроками отчётности.
По отдельности это мелкие операции. При большом числе клиентов они отнимают время, которое бюро могло бы посвятить важным делам, а клиенты всё равно спрашивают, на каком этапе их документы.
- Документы в разных форматахPDF-файлы, фото, письма
- Ручной вводданных в бухгалтерскую программу
- Недостающие документыи напоминания клиентам
- Повторяющиеся вопросыо статусе и сроках
Документы, готовые к утверждению бухгалтером.
Система читает документы: счета, выписки и переписку. Она извлекает из них данные, проверяет комплектность и готовит предварительное описание для учёта, которое бухгалтер утверждает или исправляет.
Утверждённые данные могут попадать в программу, которой бюро уже пользуется, если это позволяют её возможности. Система также следит за сроками и напоминает клиентам о недостающих документах, поэтому бухгалтер занимается тем, что требует его оценки.
Результаты в повседневной работе бюро.
Более быстрая подготовка документов
Чтение, проверку комплектности и предварительное описание берёт на себя система, а бухгалтер получает материал на утверждение.
Меньше ошибок при ручном вводе
Меньше ручного ввода сумм, номеров и данных контрагентов — меньше ошибок, которые потом приходится выявлять и исправлять.
Обслуживание большего числа клиентов
Больше клиентов не обязательно означает пропорционально больше ручной работы с документами.
Больше времени на важные дела
Бухгалтеры уделяют внимание оценке документов, учёту, налоговой отчётности и разговорам с клиентами, а не ручному вводу.
Счета из-за рубежа и VIES
Счёт от зарубежного контрагента — это больше работы, чем счёт внутри страны: иностранный язык, другая валюта, номер плательщика НДС ЕС (VAT-UE), который нужно проверить, и вопрос, как отразить такую операцию в учёте.
Система читает счёт и на иностранном языке, распознаёт валюту и страну контрагента, проверяет его номер плательщика НДС ЕС (VAT-UE) в системе VIES и готовит предварительное описание для утверждения бухгалтером.
Если номера нет или VIES его не подтверждает, система сообщает об этом бухгалтеру для принятия решения.
ОбсудимСначала документооборот. Потом технология.
Вместо того чтобы внедрять готовый инструмент, мы сначала выясняем, как документы поступают в ваше бюро, где их вводят вручную и каких документов чаще всего не хватает. Технологию выбираем только после этого.
-
Разговор
Изучаем документооборот вашего бюро: откуда приходят документы, в каком виде, кто вводит их вручную и в какую бухгалтерскую программу.
-
Анализ
Определяем, что можно автоматизировать, и готовим предложение.
-
Внедрение
Создаём решение, адаптированное под ваших клиентов и типы документов. Данные могут попадать в программу, которой вы уже пользуетесь, если это позволяют её возможности.
-
Результаты
Повторяющиеся операции берёт на себя система. Утверждение и оценка документов остаются за бухгалтерами.
Частые вопросы.
Мы адаптируем решение под способ работы, который уже действует в вашем бюро. Технические детали уточняем после разговора и анализа документов.
Нужно ли менять бухгалтерскую программу?
Нет. Цель — передавать данные в программу, которой бюро уже пользуется. Способ передачи определяем после анализа, потому что он зависит от возможностей этой программы.
Можно ли начать с одного процесса?
Да. Можно начать, например, со входящих счетов или банковских выписок, а другие области добавлять, когда первый процесс уже работает.
Бухгалтер по-прежнему утверждает документы?
Да. Система готовит предварительное описание и показывает данные для проверки. Утверждение и оценка документа остаются за бухгалтером.
Что насчёт конфиденциальности данных клиентов бюро?
Бухгалтерские документы — это данные ваших клиентов, поэтому тему конфиденциальности мы поднимаем в самом начале. Прежде чем что-либо запускать, мы вместе с вами определяем, где хранятся документы, кто имеет к ним доступ и как система их обрабатывает.
Сколько времени может сэкономить ваше бюро?
Опишите, как сегодня устроен документооборот в вашем бюро. Мы пройдём по нему вместе и покажем, что можно автоматизировать и как может выглядеть итоговое решение.
Мы не проектируем ради эффекта. Мы проектируем ради результата.